Laden Sie Zotero für Ihr Betriebssystem herunter und installieren es zusammen mit der entsprechenden Erweiterung für Ihren Browser:

• Mac: Öffnen Sie die heruntergeladene .dmg Datei und ziehen Sie Zotero in das Anwendungsverzeichnis. Danach können Sie Zotero über das Anwendungsverzeichnis starten und zum Dock hinzufügen wie jedes andere Programm.
• Windows: Führen Sie einfach die heruntergeladene .exe Datei aus.
• Linux: Linux Benutzer können gegebenenfalls auch ein Packet in der Distribution benutzen. - Die heruntergeladene .tar Datei muss entpackt werden und Zotero kann dann über das Skript 'zotero' direkt aus diesem Verzeichis gestartet werden. (Alternativ kann auf Ubuntu-basierenden Distributionen das mitgeliefertes Skript `set_launcher_icon` ausgeführt werden, um die enthaltene `zotero.desktop` Datei mit der vollständigen Pfadangbabe und Icon zu aktualisieren, welches dann ermöglich die Desktop Datei direkt mit einem Doppelklick zu öffnen or mit einem symbolischen Link auf ~/.local/share/applications/ zu verknüpfen.)

Nach Installation kann Zotero wie jedes andere Programm im Betriebssystem etwa über das Startmenü oder den Dateimanager gestartet werden.

Zotero ist zunächst einmal eine Literaturverwaltung. Mit ihr können bibliografische Quellen wie Bücher und Artikel gespeichert organisiert und zitiert werden. Jede dieser Referenzen erhält einen eigenen Eintrag in Zotero.

Jeder Eintrag enthält - je nach Dokumenttyp - unterschiedliche Metadaten. Es gibt Eintragsarten für fast alles angefangen von Büchern, Artikeln, Dokumenten und Webseiten hin zu Kunstwerken, Filmen, Tonaufnahmen, Gesetzen, Fällen oder Computerprogrammen.

Die Einträge werden in der mittleren Spalte angezeigt. Die Metadaten dazu in der rechten Spalte. Diese umfassen Titel, Autoren, Verlagsinformationen, Datumsangaben und alle weiteren Daten, die zum Zitieren notwendig sind.

Die linke Spalte enhält “Meine Bibliothek” mit allen Zotero-Einträgen. Mit dem Symbol links oben kann eine neue Sammlung erstellt werden. Dies ist ein eigener Ordner, in den Einträge projekt- oder themenbezogen einsortiert werden können. Zu einer Sammlung können weitere Unterordner angelegt werden. Einträge in Sammlungen sind Aliase, keine Duplikate.

Jedem Eintrag können Tags (Schlagworte) hinzugefügt werden. Name und Anzahl bestimmen Sie. Tags können über die Tag Cloud links unten bearbeitet werden oder direkt zu einem Eintrag im Tags-Reiter in der rechten Spalte.

Eine einfache Suche starten Sie im Suchschlitz. Sobald Sie zu tippen beginnen, werden die Titel angezeigt, die in Metadaten, Tags oder Volltext Ihre Suchbegriffe enthalten. Über das Lupen-Symbol können Sie eine erweiterte Suchmaske für differenzierte Anfragen aufrufen.

Erweiterte Suchanfragen können gespeichert werden. Sie werden dann ähnlich wie Sammlungen in der linken Spalte angezeigt. Die Inhalte aktualisieren sich dynamisch.

Einträge können mit Notizen, Dateien und Links ergänzt werden. Zugehörige Einträge werden in der mittleren Spalte unterhalb des Haupteintrages angezeigt. Mit dem Pfeil nebem dem Haupteintrag können sie aus- oder eingeblendet werden.

Notizen können in der rechten Spalte im Notiz-Tab ergänzt und formatiert werden. Die Beabeitung kann auch in einem eigenen Fenster erfolgen. Mit dem “Neue Notiz”-Icon in der Zoteromenü-Leiste können auch eigenständige Notizen ohne übergeordneten Eintrag erfasst werden.

Ein Eintrag kann mit beliebigen Dateien ergänzt werden, egal ob per Drag&Drop, mit dem Büroklammer-Symbol in der Zotero-Leiste oder über das Kontextmenü.

Webseiten können als Link sowie als Screenshot gespeichert werden. Ein Link verweist online auf eine Webseite. Der Screenshot speichert eine Webseite zu einem bestimmten Zeitpunkt als lokale Kopie einer Webseite gespeichert und ist auch offline verfügbar.

Mit Hilfe einer Browsererweiterung für Chrome, Firefox oder Safari ist es einfach neue Einträge aus den online verfügbaren Informationen zu speichern. Wenn bei einer Literaturrecherche ein Übernahme-Symbol im Browser angezeigt wird, dann kann hierüber ein Zotero-Eintrag mit korrektem Dokumenttyp und möglichst vollständigen Metadaten erzeugt werden. Bei Artikeln wird - wenn möglich - das verlinkte Volltext-PDF oder weitere nützliche Links (z.B. auf den PubMed Eintrag) automatisch übernommen.

Wenn das Übernahme-Symbol ein Buch, Artikel, Bild oder sonstiges Einzeldokument anzeigt, dann wird ein Eintrag in der aktuellen Sammlung erzeugt. Sollte Zotero mehrere Elemente für die Übernahme erkennen, wird ein Ordner-Symbol angezeigt. Dieses öffnet eine Auswahlbox, aus der die gewünschten Einträge in Zotero übernommen werden können.

Sogenannte Translator sorgen dafür, dass Daten aus Webseiten anzeigt und nach Zotero exportiert werden können. Einige - z.B. für Bibliothekskataloge - funktionieren auf Hunderten von Webseiten, einige andere sind speziell für eine Seite erstellt worden. Wenn Ihnen auf einer wichtigen Seite der Translator fehlt, dann können Sie im Forum um die Erstellung bitten.

Falls Zotero keine spezifischen Informationen auf einer Seite erkennt, können Sie immer noch mit Hilfe des Speichern Buttons im Browser einen Eintrag als Webseite speichern und eine Momentaufnahme der Seite als Dateianhang hinzufügen. Damit werden rudimentäre Metadaten (Titel, URL, Abrufdatum) festgehalten, welche Sie manuell weiter ergänzen können.

Zotero kann Einträge über die Identifier ISBN, Digital Object Identifier (DOI) oder PubMed ID automatisch hinzufügen Hierfür steht ein eigener Menüpunkt in der Zotero-Menüleiste zur Verfügung.

Einträge können manuell über “Neuer Eintrag” in der Zotero-Menüleiste“ erfasst werden. Nach Auswahl des gewünschten Dokumenttyps können die Metadaten in der rechten Spalte erfasst werden. Damit können besonders gut vorliegende Quellen erfasst werden.

Zotero benutzt die Citation Style Language (CSL), um Einträge in unterschiedlichen Zitationsstile bibliografisch korrekt auszugeben. Zotero unterstützt die verbreiteten Stile wie Chicago, MLA, APA, Vancouver, usw. aber auch viele Zitationsstile wichtiger Zeitschriften.

Zotero bietet Plugins für Word und OpenOffice/NeoOffice. Hiermit können Referenzen innerhalb der Textverarbeitung eingefügt werden. Zitieren und Formatieren wird fast zum Kinderspiel, egal ob mit Fussnote oder Referenz zum Literaturverzeichnis.

Mit den Textverarbeitungs-Plugins kann problemlos der Zitationsstil für das gesamte Dokument gewechselt oder ein Literaturverzeichnis für alle Zitate im Text erzeugt werden.

Zitate und Literaturverzeichnisse können mit Zotero in beliebige Textfelder oder Programme eingefügt werden. Benutzen Sie Drag & Drop, die Zwischenablage oder exportieren Sie die Daten in eine Datei.

Wenn Sie mehrere Computer benutzen, dann nutzen Sie die Zotero Synchronisierung. Zotero-Sammlungen synchronisieren Sie über den Zotero Server, während Sie für Ihre PDFs, Bilder oder Audiodaten auch Ihren eigenen WebDAV-Server nutzen können.

Auf Einträge, die über Zotero Server synchronisiert werden, kann online über einen zotero.org Account zugegriffen werden. Die Einträge können mit anderen geteilt oder öffentlich gemacht werden..

Zotero Nutzer können Gruppen bilden, sei es für die gemeinsame Arbeit im geschlossenen, kleinen Kreis oder für den öffentlichen Austausch bei gemeinsamen Interessen. Zotero.org kann dadurch ein wichtiger Bestandteil Ihrer Projekte werden.