Prima di imparare cosa fa Zotero, è importante sapere cosa esso sia. Zotero è un'estensione del browser web Mozilla Firefox. Ha un suo pannello interno a Firefox in cui è avviato, separatamente dalle pagine web in cui si sta navigando.

Zotero si installa visitando zotero.org e cliccando il pulsante DOWNLOAD sulla pagina.

Zotero Standalone è un normale applicativo software, avviabile dalla sua icona (sul desktop, nel menu o altrove a seconda anche del sistema operativo).

Se ha installato la versione componente aggiuntivo per Firefox, clicca l'icona di Zotero nell'angolo in basso a destra della finestra del browser per accedere alla tua Libreria Personale di Zotero. Si aprirà un pannello con tutti i tuoi riferimenti bibliografici, collezioni e note. Per chiudere, clicca sulla X in alto a destra nella finestra di Zotero o clicca di nuovo sul logo. Non è necessario aprire Zotero per le “catture al volo” del materiale che vuoi aggiungere alla tua collezione.

Zotero è, prima di tutto, un software di gestione bibliografica. E' stato creato per immagazzinare, gestire e citare i riferimenti bibliografici, come libri o articoli. In Zotero ognuno di questi riferimenti costituisce un elemento.

Ogni elemento contiene diversi metadati, a seconda di quale tipo di elemento sia. Gli elementi possono essere qualunque cosa tra libri, articoli, documenti, pagine web, artwork, film, registrazioni sonore, statuti, proposte di legge, tra le altre cose.

Gli elementi appaiono nella colonna centrale. I metadati per l'elemento selezionato compaiono nella colonna di destra. Questi metadati includono titoli, autori, editori, date e qualunque altro possa servire per citare quell'elemento.

La colonna di sinistra include “Libreria Personale”, che contiene tutti gli elementi. Cliccando sul bottone in alto a sinistra sopra “Libreria Personale”, crea una collezione, ovvero una cartella in cui puoi posizionare ogni elemento relativo ad uno specifico progetto o argomento. Le collezioni possono a loro volta contenere sotto-collezioni. Gli elementi nelle collezioni sono alias di quello salvato in “Libreria Personale”, non duplicati.

Puoi assegnare dei tags agli elementi. I tags sono creabili a piacere. Un elemento può avere tutti i tag di cui hai bisogno. Per aggiungerne o toglierne ad un elemento, usa il pannello dei tag che compare in basso a sinistra o la scheda TAG di ogni singolo elemento che compare nella colonna di destra.

Le ricerche veloci mostrano elementi i cui metadati, tags o contenuto corrispondono al termine di ricerca utilizzato e possono essere lanciate dalla barra degli strumenti di Zotero. Cliccando l'icona a lente d'ingrandimento, si apre la finestra di Ricerca Avanzata, che permette ricerche più complesse e precise.

Le ricerche avanzate possono essere salvate nella colonna sinistra. Sono simili alle collezioni con il pregio di aggiornare automaticamente i risultati nel caso nuovi elementi corrispondenti ai criteri siano stati salvati.

Gli elementi possono avere annotazioni, files e link in allegato. Questi allegati appaiono nella colonna centrale al di sotto dell'elemento che li contiene. Per visualizzarli o nasconderli, cliccare sull'icona a forma di più che vi compare accanto.

Annotazioni formattate possono essere allegate ad ogni elemento usando la scheda “Note” della colonna di destra. E' possibile editarle in questa colonna o in una finestra a parte. Inoltre è possibile creare Note indipendenti dagli elementi cliccando l'icona Note nel menu e scegliendo “Add standalone note”.

Puoi allegare qualunque tipo di file ad un elemento. Ad esempio, il PDF di un articolo, immagini di un artwork possono poi essere aperti in Firefox stesso, mentre altri tipi di file verranno aperti con programmi esterni. Allega i files usando l'icona a forma di graffetta nel menu o trascinando il file sul titolo dell'elemento nella colonna centrale.

Pagine Web possono essere allegate ad ogni elemento in forma di link o di snapshot (schermata catturata). Il link serve per accedere direttamente al sito. Lo snapshot è una copia della schermata fatta nel momento in cui è stato salvato l'elemento e può essere visualizzata anche senza connessione internet, dal momento che viene salvata localmente nel computer.

Poichè Zotero è avviato all'interno di Firefox, creare nuovi elementi direttamente dalle informazioni reperibili su internet è facile. Se un'icona di cattura appare nella barra degli indirizzi, Zotero è in grado di create un elemento automaticamente, del tipo giusto e con i campi dei metadati popolati correttamente. Se un file PDF di full-text è disponibile, verà allegato immediatamente all'elemento (l'opzione nel pannello di controllo di Zotero deve essere attiva).

Se l'icona di cattura ha forma di libro, di articolo, di immagine o di un altro tipo di elemento, cliccare su di essa aggiungerà l'elemento alla collezione in Zotero. Nel caso l'icona sia a forma di cartella, la pagina contiene più di un elemento. Cliccarla aprirà un finestra nella quale si potranno spuntare gli elementi da salvare.

Zotero utilizza moduli chiamati translators per elaborare le informazioni dai siti web. Ci sono translators che funzionano con molti siti ed altri scritti appositamente per un sito specifico. Se un sito che usi non ha un suo translator, chiedine liberamente lo sviluppo nei forum di questo sito.

Cliccando il pulsante Crea un Nuovo Elemento dalla Pagina Corrente nella barra degli strumenti di Zotero, si inserisce un elemento pagina web con salvataggio di uno snapshot allegato. Così facendo si salva la pagina web stessa come un elemento in Zotero, e non le fonti bibliografiche contenutevi.

Zotero è in grado di aggiungere elementi automaticamente usando numeri standard ISBN, DOI o PubMed. Per fare ciò, clicca sul pulsante della barra degli strumenti Add Item by Identifier, digita il numero standard e clicca OK.

Gli elementi possono essere inseriti manualmente nel database di Zotero, cliccando l'icona verde Nuovo Elemento e poi scegliendo il tipo desiderato. I metadati possono essere aggiunti manualmente nella colonna di destra.

Zotero utilizza Citation Style Language (CSL) per formattare in maniera corretta le citazioni in tantissimi stili bibliografici. Zotero supporta gli stili maggiormente diffusi (Chicago, MLA, APA, Vancouver, etc.) così come diversi stili propri di particolari periodici specializzati. Nel caso Zotero non supporti uno stile di cui hai bisogno, visita richiedere uno stile per aiutare ad aggiungerlo.

I plugins per Word e OpenOffice di Zotero ti permettono inserire citazioni direttamente nel programma che usi per la scrittura dei tuoi documenti. Questo ti permette di citare pagine e fonti o di modificare le citazioni in un lampo. Citazioni nel testo, note a piè di pagina, note a fine paragrafo sono tutte supportate.

Usando i plugins per word processor è possibile passare da uno stile di citazione ad un altro per tutti gli elementi del documento al volo, o generare una bibliografia automatizzata basata su tutti gli elementi citati.

Zotero può inserire citazioni e bibliografie all'interno di qualunque campo di testo o programma, semplicemente facendo Clicca e Trascina. E' possibile anche esportare su file le citazioni.

Se usi Zotero su computer diversi, usa la sincronizzazione. Gli elementi della Libreria Personale vengono sincronizzati salvandoli sul server di Zotero, mentre per i file allegati al database può essere usato un tuo servizio WebDAV.

Gli elementi sincronizzati sul server di Zotero possono essere consultati online sul tuo account sul sito di Zotero: zotero.org. Condividi la tua Libreria Personale con altri utenti o crea un raccolta personale di elementi scelti.

Gli utenti di Zotero possono creare gruppi di collaborazioni o di interessi comuni. Le biblioteche di gruppi condivisi possono scambiarsi fonti e materiali, sia online che attraverso Zotero. Zotero.org può essere il punto di scambio e di incontro della ricerca, organizzazione e comunicazione del tuo gruppo.