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Les documents des bibliothèques Zotero peuvent être organisés avec des collections et des marqueurs.

Les collections permettent d'organiser hiérarchiquement les documents en groupes et sous-groupes. Un même document peut appartenir à plusieurs collections et sous-collections de votre bibliothèque en même temps. Les collections sont utiles pour classer les documents dans des groupes significatifs (par exemple, les documents d'un projet particulier, provenant d'une source spécifique, sur un sujet spécifique ou pour un cours déterminé). Vous pouvez importer des documents directement dans une collection déterminée ou les ajouter à vos collections après les avoir importés dans votre bibliothèque.

Les marqueurs (souvent appelés “mots-clés” dans d'autres contextes) permettent de caractériser de manière détaillée un document. Vous pouvez marquer les documents en fonction de leurs sujets, de leurs méthodes, de leurs statuts, de leurs classements, ou même en fonction de votre propre flux de travail (par exemple, “a_lire”). Les documents peuvent avoir autant de marqueurs que vous le souhaitez, et vous pouvez filtrer votre bibliothèque (ou une collection déterminée) pour afficher les documents ayant le même ensemble de marqueurs.

Les marqueurs sont portables, mais les collections ne le sont pas. Lorsque vous copiez des documents entre des bibliothèques Zotero (“Ma bibliothèque” et des bibliothèques de groupe) leurs marqueurs seront transférés, mais non leur emplacement dans des collections. Ces deux méthodes d'organisation présentent des avantages et des caractéristiques qui leur sont propres. Expérimentez les deux pour voir ce qui fonctionne le mieux pour votre flux de travail personnel.

Il est important de comprendre que les documents peuvent appartenir à plusieurs collections et sous-collections. Ajouter un document à plusieurs collections ne duplique pas ce document. En ce sens, les collections ressemblent davantage à des listes de lecture de musique qu'aux dossiers du système de fichiers de votre ordinateur. Tout comme une même chanson peut être ajoutée à plusieurs listes de lecture, un même document d'une bibliothèque Zotero peut être ajouté à plusieurs collections.

La racine de la bibliothèque - “Ma bibliothèque” pour les bibliothèques personnelles ou le nom du groupe pour les bibliothèques de groupe - affiche toujours tous les documents de la bibliothèque. Les documents sont des doublons seulement s'ils apparaissent plusieurs fois dans cette vue.

Cliquez sur le bouton “Nouvelle collection…” () au-dessus du volet gauche de Zotero pour ajouter une nouvelle collection. Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit de la souris sur “Ma bibliothèque” ou sur le nom d'une bibliothèque de groupe et choisir “Nouvelle collection…” pour ajouter une nouvelle collection. La nouvelle collection apparaîtra comme un dossier sous “Ma bibliothèque” ou sous la bibliothèque de groupe sélectionnée.

Les sous-collections peuvent être créées en glissant et déposant une collection existante sur une autre collection ou en cliquant avec le bouton droit de la souris sur une collection et en choisissant “Nouvelle sous-collection…”. Vous pouvez convertir une sous-collection en une collection de niveau supérieur en la faisant glisser hors de la collection et en la déposant dans un espace vide dans le volet gauche de Zotero.

Vous pouvez faire glisser des collections entre des bibliothèques Zotero dans le panneau de gauche. Si vous disposez des droits d'édition pour la bibliothèque de destination, la collection (et tous ses documents et sous-collections) sera ajoutée à la bibliothèque de destination.