Zotero può rendere disponibili files in due maniere: archiviandone una copia o creando un link. L'archiviazione aggiunge una copia del file all'interno della directory di Zotero. Creare un link invece creerà un riferimento al file nella sua posizione originale senza farne copie o spostarlo. I file archiviati verranno inclusi nei processi di sincronizzazione dati, mentre i link rimarranno solo link. È possibile inserire nella Libreria Personale di Zotero qualunque tipo di file, sia come a se stante sia come associato ad un altro elemento.

Per archiviare una copia di un file, basta semplicemente trascinarlo dalla cartella che lo contiene al pannello di Zotero, rilasciandolo in una delle collezioni della colonna di sinistra, o tra gli elementi della Libreria Personale nella colonna centrale. Posizionare il file in una collezione creerà un elemento a se stante, mentre rilasciarlo su un elemento già presente ne farà un allegato. I file che sono allegati possono essere visualizzati cliccando sulla freccia che apparirà vicino all'elemento.

Un file archiviato può anche essere creato cliccando con il tasto destro su un link ad un file in Firefox (o nel caso di un'immagine, sull'immagine stessa), poi selezionando “Salva link/immagine come istantanea di Zotero”.

Sia i file archiviati che i link possono essere creati cliccando sul pulsante “Nuovo elemento” e selezionando “Archivia copia di un file” o “Collegamento al un file”. Con questa procedura si otterranno sempre elementi a se stanti.

Puoi aggiungere allegati agli elementi cliccando su “Aggiungi allegato” (icona a forma di graffetta). Le opzioni sono varie e ti permettono di salvare copie di file, collegamenti, istantanee di pagine. I legami tra elementi si possono creare anche trascinandone uno esistente su un altro.

Tutti i files archiviati nella Libreria Personale di Zotero si trovano fisicamente nella directory dei dati di Zotero (a meno che non sia stata impostata una destinazione diversa nelle impostazioni di Zotero). Ogni file ha la sua sottodirectory dentro “Storage”, con un nome composto da una stringa di 8 caratteri casuali. È sconsigliabile navigare in queste directory, sebbene al livello gerarchico inferiore ai file sono assegnati nomi comprensibili così che sia almeno possibile ottenere risultati utili in caso di ricerca.

Decisamente più facile è accedere ai file direttamente da Zotero, cliccando il pulsante “Mostra file” nella colonna di destra.