Zotero is een gebruiksvriendelijk maar krachtig hulpmiddel waarmee u informatie over bronnen kunt verzamelen, organiseren, analyseren en delen met anderen. Voorbeelden van broninformatie zijn literatuurverwijzingen, maar ook complete teksten, webpagina's, afbeeldingen en andere objecten. De basismogelijkheden van Zotero zijn vergelijkbaar met die van programma's zoals EndNote of Reference Manager: het opslaan en organiseren van broninformatie en het exporteren van deze informatie naar tekstverwerkingprogramma's zoals Word (in de vorm van noten of bibliografieën). Daarnaast bevat het echter ook elementen van andere populaire programma's en webpagina's. Zo wordt broninformatie gepresenteerd op een manier die vergelijkbaar is met hoe in iTunes muziek wordt gerangschikt. Ook kunnen bronnen ingedeeld worden in categorieën door middel van labels, net zoals op de webpagina del.icio.us.

Zotero is een uitbreiding op de populaire internetbrowser Firefox, waardoor het downloaden van broninformatie meestal moeiteloos verloopt. Als u bijvoorbeeld een interessant boek bekijkt op Amazon, of een artikel van een wetenschappelijk tijdschrift, is een enkele muisklik vaak voldoende om alle broninformatie van dat object op te slaan. U heeft daarnaast altijd toegang tot alle door Zotero opgeslagen broninformatie, ook als u geen actieve internetverbinding heeft.

Versie 1.0 van Zotero biedt geavanceerde functionaliteit voor het verzamelen en organiseren van broninformatie. Het is mogelijk broninformatie te importeren en te exporteren (er zijn plug-ins beschikbaar voor Microsoft Word en OpenOffice.org). In latere versies van Zotero zal een uitwisselings-server voor broninformatie in gebruik worden genomen, waarmee gebruikers eenvoudig verzamelingen kunnen delen, en waarbij ook aanbevelingen en feeds voor andere mogelijk relevante bronnen beschikbaar komen. In het komende jaar willen de ontwikkelaars Zotero verder ontwikkelen van een handige internetbrowser-uitbreiding tot een compleet programma voor het verrichten van bronnenonderzoek.

Zotero is ontstaan aan het Center for History and New Media aan de George Mason University (VS). Het project wordt gefinancierd door de United States Institute of Museum and Library Services, de Andrew W. Mellon Foundation en de Alfred P. Sloan Foundation.

Zotero werkt alleen met Firefox 2.0. Als u Firefox 2.0 heeft geinstalleerd, kunt u Zotero downloaden door op de beginpagina van zotero.org op de “Download”-knop te klikken. Klik op “Install” wanneer de download voltooid is en herstart Firefox. Het Zotero-logo zou nu zichtbaar moeten zijn rechtonderin uw Firefox-venster.

Het kan gebeuren dat als u op de “Download”-knop heeft geklikt er bovenaan het venster een gele balk verschijnt. Firefox laat deze balk zien als extra controle of u de aangeklikte Firefox-uitbreiding echt wilt installeren. Klik in dit geval op de gele balk, druk in het venster dat dan opent op de knop “Toestaan” en vervolgens op “OK”. Uw voegt hierdoor de Zotero-website toe aan een lijst van websites waarvoor Firefox geen vragen meer stelt bij het installeren van uitbreidingen. Tot slot dient u nogmaals de “Download”-knop aan te klikken om Zotero te installeren.

In het geval van andere (meer zeldzame) foutmeldingen zoals een ”-228 error”, waardoor de installatie van Zotero mislukt, ligt de oorzaak soms in het gebruik van beveiligingssoftware. Bij zulke foutmeldingen kunt u proberen Zotero eerst naar uw computer te downloaden. Dit kunt u doen door met de rechtermuisknop (control-klik op de Mac) op de “Download”-knop te klikken en ervoor te kiezen om het installatie-bestand op te slaan. Bewaar het Zotero-installatiebestand (dit heeft als extensie .xpi) op uw bureaublad, en sleep het vanaf daar naar een openstaand Firefox-venster om Zotero te installeren.

Zotero is een uitbreiding van Firefox en geen zelfstandig programma. Dit betekent dat als u Zotero wilt gebruiken, Firefox altijd geopend moet zijn. Het is echter niet noodzakelijk om online te zijn om met uw bestaande verzameling broninformatie te werken, al is het dan natuurlijk niet mogelijk om nieuwe bronnen te downloaden.

Binnen het Zotero-paneel heeft u toegang tot uw hele verzameling: literatuurverwijzingen, complete documenten en bestanden, aantekeningen en andere objecten zoals afbeeldingen en snapshots van webpagina's.

Klik op het Zotero-pictogram rechtsonder in een venster van Firefox om het Zotero-paneel te openen.

Er verschijnt nu een paneel waarin al uw literatuurverwijzingen, verzamelingen en aantekeningen kunt vinden.

Het Zotero-paneel kan weer gesloten worden door op het kruis-pictogram te klikken rechtsboven in het Zotero-paneel of door opnieuw het Zotero-pictogram aan te klikken. U kunt op elk moment het Zotero-paneel openen of sluiten. Het Zotero-paneel hoeft niet geopend te zijn om broninformatie van webpagina's op te slaan.

Misschien wel de belangrijkste mogelijk van Zotero is het waarnemen van beschikbare broninformatie op webpagina's van een of meerdere objecten. Als u bijvoorbeeld in de online catalogus van een bibliotheek een boek heeft opgezocht, zal er een pictogram van een boek verschijnen in de adresbalk van Firefox (bovenaan het venster van Firefox, rechts van het webadres), zoals hier:

Het aanklikken van dit pictogram zorgt ervoor dat Zotero alle broninformatie van het desbetreffende boek toevoegt aan uw eigen Zotero-verzameling (het Zotero-paneel hoeft hiervoor niet geopend te zijn). Als u zich bevindt op een pagina met meerdere objecten (bijvoorbeeld de resultaten van een zoekopdracht bij Google Scholar), zal een pictogram van een folder verschijnen. Als u dit pictogram aanklikt, verschijnt een lijst met alle objecten waarbij u de voor u interessante objecten kunt aanvinken om ze te bewaren.

Als u aan het werken bent binnen een bepaalde Zotero-verzameling (dit is het geval als er in de linker kolom van het Zotero-paneel een verzameling is geselecteerd in plaats van “Mijn bibliotheek”) zal de gedownloade broninformatie ook automatisch in deze verzameling worden opgenomen.

Zotero kan broninformatie waarnemen met behulp van zogenaamde 'webpagina-vertalers'. Zotero bevat al vertalers voor een groot aandeel bibliotheekcatalogi, populaire websites als Amazon en de New York Times en daarnaast een groot aantal databases voor wetenschappelijke artikelen. U kunt zien of Zotero een website ondersteund door te kijken of er een pictogram in de adresbalk verschijnt (er is ook een lijst beschikbaar met ondersteunde websites, de Compatible Sites list.) De ontwikkelaars van Zotero zijn druk bezig vertalers te schrijven voor nog niet ondersteunde websites. Zotero wordt automatisch bijgewerkt als er nieuwe vertalers beschikbaar komen.

De linkerkolom bevat uw gehele bibliotheek (“Mijn Bibliotheek”) en al uw aparte verzamelingen (deelverzamelingen van “Mijn Bibliotheek”); de middenkolom laat alle objecten zien die zich in de verzameling bevinden die in de linkerkolom is geselecteerd; de rechterkolom laat informatie zien over het object dat in de middenkolom is geselecteerd.

“Mijn Bibliotheek” bevat alle literatuurverwijzingen, documenten en aantekeningen die u in Zotero heeft geimporteerd of zelf heeft geschreven. Om deze objecten in een verzameling te plaatsen kunt u ze vanuit de middenkolom naar deze verzameling slepen. Verzamelingen kunnen daarnaast opgedeeld worden in meer specifieke verzamelingen. Het is ook mogelijk zoekopdrachten op te slaan die alle objecten laten zien die aan de zoekcriteria voldoen. Objecten en verzamelingen kunnen verwijderd worden met de “delete”-toets. Door met de rechtermuisknop op een object of verzameling te klikken (op de Mac is dit control-klik) krijgt u een menu met alle bewerkingen die uitgevoerd kunnen worden.

nieuwe verzameling toevoegen

labels beheren

importeren/exporteren van verzamelingen, veranderen van Zotero voorkeuren, informatie over Zotero (onder andere versienummer en dankbetuigingen)

uw Zotero bibliotheek, bevat alle objecten die u in Zotero heeft opgeslagen

een verzameling (een deelverzameling van uw bibliotheek)

object met de hand toevoegen

webpagina aan verzameling toevoegen (hierbij wordt een compleet object aangemaakt, met velden voor broninformatie en met de mogelijkheid aantekeningen en bijlages toe te voegen)

koppeling naar de huidige webpagina opslaan (dit lijkt op een bladwijzer)

snapshot nemen van de huidige webpagina

uitgebreid zoeken

losse aantekening toevoegen

Pictogrammen voor de meest voorkomende soorten objecten:

aantekening

boek

artikel in academisch tijdschrift

krantenartikel

film

bestand

koppeling naar een bestand

koppeling naar een webpagina

snapshot van een webpagina

Zotero schermvullend maken

sluiten van het Zotero-paneel

webadres openen dat hoort bij het object (indien beschikbaar)

artikel of boek opzoeken in uw lokale bibliotheek (via OpenURL)

broninformatie (de informatie in de velden kan worden gewijzigd door er op te klikken)

aantekeningen die u gemaakt heeft over het object (aantekeningen worden automatisch opgeslagen)

bestanden, PDF's, afbeeldingen, koppelingen en snapshots van webpagina's die aan het object zijn toegevoegd

labels die u aan het object heeft gegeven; Zotero kan objecten ook automatisch labelen op basis van onderwerp (boeken) en keywords (artikelen)

andere objecten die aan het object zijn gerelateerd

openen en sluiten van het Zotero-paneel

Bronnenonderzoek bestaat vaak niet alleen uit het verzamelen en lezen van bronnen, maar ook uit het maken van aantekeningen. Gelukkig kunt u met Zotero gemakkelijk doorzoekbare aantekeningen maken.

Er bestaan binnen Zotero twee soorten aantekeningen: zelfstandige aantekeningen en aantekeningen die horen bij een bepaald object. Klik op het memo-pictogram in de middenkolom van Zotero om een nieuwe zelfstandige aantekening te maken:

Om een aantekening bij een bepaald object te maken selecteert u eerst het desbetreffende object en opent u het Aantekeningen-tabblad. Met de knop “Toevoegen” maakt u een nieuwe aantekening aan.

Met labels kunnen objecten makkelijk in groepen ingedeeld worden. Objecten kunnen meerdere labels dragen. Om een label aan een object toe te voegen opent u eerst het “Labels”-tabblad in de rechterkolom en klikt u op het de “Toevoegen”-knop. Hierna geeft u de naam van het label op. Wanneer het label is toegevoegd wordt het ook zichtbaar in de label-kiezer in de linkerkolom.

De label-kiezer in de linkerkolom van het Zotero-paneel, dat getoond of verborgen kan worden door op het label-pictogram te klikken ( ), maakt het makkelijk objecten met bepaalde labels te selecteren en om labels toe te wijzen aan objecten. De label-kiezer toont alle labels die gegeven zijn aan de objecten in de geselecteerde verzameling. U kunt objecten met bepaalde labels filteren door in de label-kiezer de gewenste labels aan te klikken. Alleen de objecten met de aangeklikte labels worden in de middenkolom getoond. Door een geselecteerd label nogmaals aan te klikken wordt er niet meer op dat label gefilterd. Als u veel labels hebt, kunt u in het tekstvak achter het woord “Filter:” een deel van de naam van het gewenste label intypen. Alleen labels met de ingetypte tekst in hun naam worden dan nog getoond in de label-kiezer. Met de knop “Niets selecteren” deselecteert u in een keer alle labels.

U kunt de label-kiezer ook gebruiken om labels te hernoemen of te verwijderen. Bij een naamswijziging veranderd de naam van het label voor alle objecten in de bibliotheek met dit label. Om een label te hernoemen of te verwijderen klikt u met de rechtermuisknop op een label (op de Mac is dit control-klik). Daarnaast is het mogelijk objecten snel te labelen door ze naar het gewenste label te slepen en de linkermuisknop los te laten. Als u het keuzevakje “Toon alle labels” aanvinkt, worden behalve de labels die in de huidige verzameling aanwezig zijn ook de labels van de rest van uw bibliotheek getoond (in het grijs, om aan te geven dat er in middenkolom geen objecten aanwezig zijn met deze labels).

Zotero labelt sommige objecten automatisch op basis van de broninformatie (deze optie kan bij de voorkeuren uitgeschakeld worden). Een voorbeeld van dit soort labels zijn OPAC (Online Public Access Catalog) onderwerpen.

U kunt op meerdere manieren broninformatie uit uw bibliotheek exporteren. Zotero kan bibliografieën produceren in de vorm van opgemaakte tekst, HTML, of direct in Microsoft Word en OpenOffice.org met behulp van de apart te downloaden Zotero plugins. Het is ook mogelijk objecten vanuit Zotero naar een tekstvak op een internetpagina (bijvoorbeeld in Google Docs, een online tekstverwerker) te slepen zo om een literatuurverwijzingen te maken. Tot slot kunt u objecten exporteren in formaten geschikt voor programma's zoals Endnote of Refworks.

Voeg automatisch literatuurverwijzingen toe in MS Word	Produceer automatisch opgemaakte bibliografieën

Zoals eerder opgemerkt is Zotero ook in staat webpagina's als objecten op te slaan. Door op de knop “Nieuw Object Aanmaken van Huidige Pagina” (). te klikken slaat u een kopie van de webpagina op in uw bibliotheek. Om de pagina te bekijken zoals hij eruit zag op de dag dat u deze heeft bewaard kunt u dubbelklikken op het snapshot-pictogram dat bij het webpagina-object hoort.

Bovenaan de pagina verschijnt de annotatie-balk. U kunt tekst markeren door op het “Tekst Markeren”-pictogram te klikken en daarna een stuk tekst te selecteren. U kunt de markering weer ongedaan maken door het “Tekstmarkering Weghalen”-pictogram aan te klikken en de gemarkeerde tekst te selecteren.

U kunt ook memo's toevoegen door op het “Annotatie Toevoegen”-pictogram te klikken. Op de plek waar u nu op de webpagina klikt verschijnt een memo waar u aantekeningen in kunt bewaren. U kunt memo's inklappen door op het tekstballontje te klikken rechtsboven de memo. Memo's kunnen worden verplaatst door op het pijltje te klikken en een nieuwe locatie aan te klikken. U kunt memo's verwijderen door linksboven op het vierkantje te klikken, en u kunt de afmetingen veranderen met het hoekje rechtsonder de memo. Alle memo's kunnen verborgen of weer getoond worden met de “Alle Annotaties Inklappen”- en “Alle Annotaties Uitklappen”-knoppen in de annotatie-balk.

Deze handleiding heeft de basismogelijkheden beschreven van Zotero. Meer (Engelstalige) informatie is beschikbaar op de Zotero-website, in de vorm van instructievideo's, een frequently asked questions -pagina, een forum. en een blog.